Política de privacidad
Última actualización: 22 de octubre de 2026
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales) y el Decreto 1377 de 2013 de la República de Colombia, Prospera Studio LLC (en adelante, "la Empresa" o "el Responsable") informa sobre el tratamiento de los datos personales recopilados a través de ExtractoPro (en adelante, "el Servicio"). Para usuarios en México, este aviso también describe las prácticas aplicables bajo la legislación mexicana de protección de datos, cuando esa legislación resulte aplicable al tratamiento.
1. Responsable del tratamiento
- Razón social: Prospera Studio LLC
- Domicilio para recibir notificaciones:Prospera Studio LLC
30 N. Gould St. Ste R
Sheridan, WY 82801
United States - Correo de contacto: soporte@extractopro.com
- Sitio web: extractopro.com
2. Datos personales que recopilamos
2.1 Datos de cuenta
Cuando usted crea una cuenta en ExtractoPro, recopilamos:
- Correo electrónico
- Nombre completo (opcional)
- Contraseña (gestionada por Supabase Auth mediante hash seguro; ExtractoPro no la almacena ni puede leerla en texto plano)
2.2 Datos de uso
- Dirección IP para el control diario y mensual del plan gratuito anónimo; para cuentas registradas, el contador usa el identificador interno de usuario
- Historial de conversiones (nombre del archivo, fecha, banco detectado)
- Telemetría operativa por intento de conversión: identificador interno de usuario cuando existe, estado, banco detectado, número de páginas y filas, proveedor/modelo, consumo/costo estimado y señales técnicas de calidad. No incluye el PDF, las descripciones, los importes ni las filas extraídas
- Datos de navegación (páginas visitadas, tiempo en el sitio)
- Si participa en la encuesta voluntaria de la cuenta, sus respuestas de opción múltiple y su elección de recibir o no un contacto posterior por correo. La encuesta no solicita datos del extracto ni de sus clientes
2.3 Datos financieros
Los datos de pago (tarjeta de crédito, datos bancarios) son procesados directamente por Stripe y nunca son almacenados en nuestros servidores.
2.4 Documentos cargados
Los archivos PDF de extractos bancarios que usted carga en el Servicio se reciben en un almacenamiento temporal privado (proporcionado por nuestro proveedor de hosting), se procesan para extraer las transacciones y se eliminan automáticamente tras la conversión, con monitoreo en caso de fallo en el borrado. El PDF persiste en ese almacenamiento únicamente los segundos necesarios para completar el procesamiento; no se conserva en almacenamiento permanente, ni en logs de aplicación, ni se reutiliza para entrenamiento de modelos. Para realizar la extracción, el contenido se transmite a los proveedores de inteligencia artificial descritos en la sección 4. Anthropic produce el resultado de la conversión. Cuando una evaluación técnica controlada está habilitada, OpenAI también puede procesar el mismo PDF en paralelo para comparar calidad, costo y confiabilidad; su salida no reemplaza el resultado entregado al usuario durante esa evaluación.
Los datos extraídos (transacciones estructuradas) se almacenan temporalmente y luego se eliminan automáticamente. El plazo depende del plan: 7 días en el plan gratuito y 12 meses cuando la conversión se realiza con créditos o suscripción activa. El detalle completo está en la tabla de retención más abajo.
Diagnóstico opcional después de una conversión
Si el servicio ofrece revisar una posible inconsistencia, puede aceptar o rechazar sin afectar su resultado ni su descarga. Hasta que acepte, el PDF permanece únicamente en la memoria de esa pestaña durante un máximo de 10 minutos; la copia usada por el servidor para convertir se elimina como se describe arriba. Cerrar o recargar la página descarta esta opción.
Solo con su autorización específica se envían una nueva copia del PDF y del resultado a un espacio privado de diagnóstico en Supabase Storage. El equipo puede consultarlas y probar correcciones para investigar ese problema, sin usarlas para entrenar modelos. Se eliminan en un máximo de 24 horas desde el inicio de la conversión, incluidas las partes temporales de carga. Esta copia tiene su propio plazo; el historial original conserva la retención de su plan.
Si el PDF está protegido, la copia de diagnóstico se guarda descifrada en ese espacio privado y la contraseña se usa solo de forma transitoria. Debe contar con autorización para permitir esta revisión de los datos, incluidos los de sus clientes o terceros. Después del envío mostramos un código de eliminación que permite borrar la copia antes del plazo en la página Eliminar copia de diagnóstico. El código solo permite borrar: no permite abrir ni descargar el documento. Si pierde el código, puede solicitar ayuda por el canal de contacto indicado en esta política.
Para verificar este flujo registramos si se mostró el aviso, las acciones de aceptar, rechazar o cerrar que reporte el navegador y los estados de envío y borrado confirmados por el servidor. Este registro operativo privado no contiene el PDF, su resultado, nombre de archivo ni contraseña; no se envía a Google Analytics. Rechazar no envía una copia del documento.
Conservamos estadísticas diarias agregadas de autorizaciones, copias listas, avisos de correo aceptados por el proveedor y eliminaciones para evaluar el funcionamiento de este servicio. Estos conteos no incluyen documentos, datos financieros, nombres, correos ni identificadores de personas o conversiones, y se conservan sin un plazo de eliminación.
2.5 Clientes que usted organiza
Si usa la sección Clientes para ordenar sus extractos, guardamos el nombre o razón social que usted escribe, el NIT o RFC cuando decide incluirlo; de cada cuenta que registre, el banco, el tipo, el número de cuenta completo y el alias que le asigne; y a qué cliente, cuenta y mes asignó cada conversión. Dentro de la aplicación, solo usted puede ver y modificar esta información desde su cuenta. Asignar una conversión no amplía su plazo de retención: cuando la conversión vence o usted la elimina, su asignación desaparece con ella. Puede eliminar un cliente o una cuenta en cualquier momento desde la ficha del cliente. Debe contar con autorización de sus clientes para registrar sus datos aquí.
Para comparar meses entre sí, de cada extracto que asigna guardamos un resumen solo con cifras: el período, los saldos inicial y final, el total de entradas y de salidas, los cargos bancarios por tipo y el número de movimientos. No incluye descripciones, movimientos ni el nombre del archivo. Este resumen se conserva aunque el extracto venza, y se elimina cuando usted quita el extracto del cliente, borra la conversión de su historial, elimina el mes guardado o elimina el cliente o la cuenta. Si el extracto imprime el número de cuenta y coincide con una sola de sus cuentas registradas, lo asignamos a esa cuenta automáticamente; puede deshacerlo desde el resultado.
Si clasifica movimientos con cuentas contables, guardamos la cuenta que usted elige para cada movimiento; esa elección se borra con la conversión, según el plazo de su plan. Cuando pide que una elección se recuerde para los próximos meses, guardamos una regla con el fragmento de descripción que usted ve y puede editar (por ejemplo, «PAGO PSE ENERGIA») y la cuenta contable; las reglas se conservan aunque los extractos venzan, hasta que usted las borre o elimine el cliente (las reglas generales, que aplican a todos sus clientes, hasta que las borre o elimine su cuenta). Las cuentas auxiliares que cree para un cliente se conservan hasta que las borre o elimine el cliente.
Para sugerir una cuenta en los movimientos que sus reglas no cubren, enviamos a TypeSafe AI (Estados Unidos) solo las palabras de la descripción que pertenecen a una lista cerrada de términos bancarios y contables (por ejemplo, «PAGO PSE ENERGIA»): cualquier otra palabra, como nombres de personas o empresas, números y referencias, se descarta antes de enviar. También enviamos si es una entrada o una salida y los nombres de las cuentas entre las que se elige: las que usted ya usa en ese cliente y las del PUC oficial. No enviamos montos, saldos, el titular del extracto, el NIT o RFC ni el archivo. La sugerencia queda guardada con la conversión y se borra con ella; nunca se aplica sin que usted la confirme. Cuando confirma o descarta una sugerencia guardamos solo si la aceptó y la confianza que traía, sin descripción ni cuenta, para medir la calidad de las sugerencias.
3. Finalidad del tratamiento
Los datos personales se utilizan para:
- Prestar el servicio de conversión de extractos bancarios
- Permitirle organizar sus extractos por cliente, cuenta bancaria y mes cuando usa la sección Clientes
- Gestionar su cuenta y autenticación
- Procesar pagos y gestionar sus créditos y sus solicitudes de soporte (revisar su cuenta y sus conversiones, devolverle créditos cuando corresponda y escribirle sobre su caso)
- Controlar el uso del plan gratuito
- Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio (confirmación de cuenta, restablecimiento de contraseña)
- Enviarle por correo novedades del servicio, como funciones nuevas o cambios relevantes. Cada mensaje incluye un enlace para darse de baja en un clic; darse de baja no afecta los correos necesarios para su cuenta
- Mejorar el Servicio mediante análisis de uso agregados
- Analizar las respuestas voluntarias a la encuesta, conceder una sola vez los créditos ofrecidos y contactar por correo sobre esas respuestas únicamente a quienes lo autoricen expresamente
- Evaluar de forma controlada la calidad, costo y confiabilidad de proveedores de extracción, sin almacenar una segunda copia del PDF ni las transacciones producidas por el modelo evaluado
- Prevenir fraude y uso indebido
4. Proveedores y otros terceros
Compartimos los datos necesarios con los siguientes terceros. Su rol depende del servicio y de las condiciones aplicables: algunos prestan infraestructura por cuenta de Prospera Studio LLC; otros pueden tratar datos para cumplir responsabilidades propias en una transacción.
| Proveedor | Rol | Finalidad | Datos compartidos |
|---|---|---|---|
| Supabase | Infraestructura contratada | Base de datos, autenticación y almacenamiento privado | Cuenta, historial de conversiones, clientes y cuentas bancarias que usted organiza y, solo con autorización específica, copia del PDF y resultado para diagnóstico |
| Stripe / Link | Procesador en pagos directos; comerciante registrado independiente cuando Checkout indique "Sold through Link" | Procesar el cobro. En Managed Payments: gestionar la venta, impuestos indirectos, recibos o facturas, prevención de fraude, reembolsos, disputas y soporte transaccional | Identidad y contacto de facturación, dirección, medio de pago, producto, importe, moneda, suscripción y estado de la transacción |
| Vercel | Infraestructura contratada | Alojamiento, almacenamiento temporal privado y analítica web | PDF durante el procesamiento, dirección IP y datos de navegación |
| Anthropic | Proveedor de extracción primaria; asistente de IA de nuestro equipo de soporte | Extracción primaria de datos del PDF. Asistir a nuestro equipo cuando atiende un caso de soporte | Contenido del PDF, sujeto a las condiciones de procesamiento y retención de la API contratada. En soporte: lo que usted nos escribe en su solicitud y el correo o identificador interno con que buscamos su cuenta; fecha de registro, plan y suscripción; créditos disponibles, con sus lotes, movimientos y devoluciones anteriores; y de sus últimas 20 conversiones, la fecha, el banco, el período, el estado, el número de movimientos, el vencimiento y señales técnicas de calidad (por ejemplo, páginas procesadas y si los totales cuadran, sin montos). Su correo se consulta además cuando hay que escribirle. Las herramientas de soporte no entregan el PDF, el nombre del archivo, los movimientos extraídos ni los enlaces para compartir |
| Resend | Proveedor de envío de correo | Envío de correos de la cuenta (confirmación, acceso y restablecimiento de contraseña) y de novedades del servicio | Dirección de correo y contenido del mensaje |
| TypeSafe AI (Jev) | Proveedor de sugerencias contables | Sugerir una cuenta contable en la sección Clientes | Solo palabras de la descripción que están en una lista cerrada de términos bancarios y contables; si es entrada o salida; y las cuentas entre las que se elige (las que usted usa en ese cliente y las del PUC oficial, con el nombre que usted les dio). De la descripción no salen nombres de personas o empresas, números ni referencias; tampoco montos, titular ni archivo |
| Sentry | Proveedor de observabilidad | Monitoreo de errores y confiabilidad | Diagnósticos técnicos con filtros de datos sensibles; no se envía intencionalmente el PDF ni la tabla de transacciones |
| OpenAI (GPT) | Evaluación técnica controlada de calidad, costo y confiabilidad de extracción | Contenido del PDF cuando la evaluación está habilitada. La respuesta se solicita con store=false y no se almacena como una segunda conversión | |
| Google Analytics | Proveedor de analítica | Análisis de tráfico web | Páginas y eventos de uso sin nombre de archivo, banco ni contenido del estado de cuenta |
5. Retención de datos
| Tipo de dato | Período de retención |
|---|---|
| Archivos PDF cargados para conversión | Almacenamiento temporal privado durante el procesamiento; eliminados automáticamente al terminar (segundos) |
| Copia de diagnóstico autorizada (PDF y resultado) | Máximo 24 horas desde el inicio de la conversión, con borrado anticipado mediante el código de eliminación mostrado después de autorizar. Las cargas incompletas vencen a los 10 minutos. |
| Registro operativo del diagnóstico | Fechas, versión de autorización, señal, acciones del aviso, estados de envío y borrado, y vínculo privado a la conversión; sin PDF ni resultado. Se elimina 48 horas después del vencimiento previsto de la copia, incluso si se rechazó el diagnóstico o nunca se envió, para verificar el flujo y controlar revocaciones y reintentos. |
| Estadísticas diarias de diagnóstico | Conteos agregados sin documentos ni identificadores personales o de conversión. Se conservan sin un plazo de eliminación; no permiten recuperar la copia borrada. |
| Procesamiento temporal por OpenAI | La API se usa con store=false, por lo que no se conserva estado de aplicación de la respuesta. OpenAI informa que sus registros de monitoreo de abuso pueden incluir contenido del cliente y conservarse hasta 30 días por defecto, salvo que exista una obligación legal o una necesidad de seguridad que requiera más tiempo. Los datos enviados por API no se usan para entrenar sus modelos salvo participación voluntaria; ExtractoPro no participa en ese intercambio. |
| Datos de conversión — plan gratuito | 7 días desde la conversión |
| Datos de conversión — plan pago o créditos | 12 meses desde la conversión |
| Datos de conversión — eliminados por el usuario | El PDF, la tabla extraída y el registro visible del historial se eliminan de inmediato. Puede eliminar conversiones individuales o todo su historial desde la página Historial; los enlaces compartidos dejan de funcionar al instante. Esta acción no elimina la telemetría operativa separada descrita abajo |
| Telemetría operativa de conversión | Conservación indefinida en la arquitectura actual, separada del historial. Puede conservar un identificador interno de usuario, banco detectado y métricas técnicas/costo, pero no el PDF ni la tabla o movimientos extraídos. La reidentificación y el acceso están restringidos al rol operativo del servicio |
| Clientes y cuentas registrados en la sección Clientes | Hasta que usted los elimine desde la ficha del cliente o elimine su cuenta. Las asignaciones de extractos se borran con la conversión correspondiente, según el plazo de su plan |
| Cuenta contable elegida para cada movimiento y sugerencias de cuenta | Se borran con la conversión correspondiente, según el plazo de su plan |
| Reglas de clasificación y cuentas auxiliares de un cliente | Hasta que usted las borre, elimine el cliente o elimine su cuenta de ExtractoPro. Las reglas generales (para todos sus clientes), hasta que las borre o elimine su cuenta |
| Registro de sugerencias aceptadas o descartadas (solo sí/no y la confianza, sin descripción ni cuenta) | Mientras la cuenta esté activa, para medir la calidad de las sugerencias |
| Resumen mensual de cada extracto asignado (solo cifras) | Hasta que usted quite el extracto del cliente, borre la conversión, elimine el mes guardado o elimine el cliente, la cuenta o su cuenta de ExtractoPro |
| Baja de novedades del servicio y registro de envíos | Mientras la cuenta esté activa, para respetar su baja y no repetir un mismo anuncio |
| Créditos de plan (suscripción) | Hasta el fin del período de facturación |
| Créditos comprados (paquetes) o devueltos por soporte | 12 meses desde la compra o la devolución |
| Créditos concedidos por la encuesta | 12 meses desde el envío de las respuestas |
| Registro de soporte: consultas a su cuenta, devoluciones de créditos y consultas de su correo, con la fecha y la referencia del caso (sin guardar su correo) | Mientras la cuenta esté activa; se elimina al borrar la cuenta |
| Conversaciones de soporte con el asistente de IA (pueden incluir su correo y los datos de cuenta descritos en la sección 4) | El tiempo necesario para atender su caso; en Anthropic, según sus condiciones y su política de privacidad |
| Datos de cuenta | Mientras la cuenta esté activa |
| Historial de transacciones de crédito | Mientras la cuenta esté activa |
| Invitación y respuestas de la encuesta voluntaria | Mientras la cuenta esté activa; se eliminan al borrar la cuenta |
| Telemetría operativa y comparativa de extracción | Se conserva de forma indefinida para análisis histórico de calidad, costo y confiabilidad. Incluye conteos, estados y deltas agregados de conciliación; no incluye el PDF, filas de transacciones, descripciones ni montos individuales. Cuando la conversión pertenece a una cuenta registrada, esta telemetría puede permanecer asociada a esa cuenta mediante una clave interna opaca |
| Contadores del plan gratuito | Una fila diaria por dirección IP (anónimo) o identificador interno de usuario (registrado). La arquitectura actual no ejecuta un borrado automático de estas filas; el límite mensual consulta una ventana móvil de 30 días |
6. Derechos del titular
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:
- Conocer: Solicitar información sobre qué datos personales suyos están siendo tratados.
- Actualizar: Solicitar la corrección de sus datos cuando estén incompletos o inexactos.
- Rectificar: Solicitar la modificación de datos erróneos.
- Suprimir: Solicitar la eliminación de sus datos cuando no exista una obligación legal o contractual de conservarlos.
- Revocar: Revocar la autorización para el tratamiento de sus datos.
- Acceder: Obtener una copia de sus datos personales.
Para ejercer estos derechos, envíe un correo a soporte@extractopro.com indicando su solicitud. Para reclamos tramitados bajo el procedimiento colombiano, aplicaremos el término legal correspondiente, cuyo máximo general es de 15 días hábiles desde el día siguiente a su recepción, sujeto a las reglas de solicitud incompleta y prórroga aplicables.
6.1 Derechos de usuarios en México
Cuando la legislación mexicana de protección de datos resulte aplicable, puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (derechos ARCO), solicitar la limitación del uso o divulgación de sus datos y revocar su consentimiento cuando proceda. Envíe la solicitud a soporte@extractopro.com con la información necesaria para identificar su cuenta y el derecho que desea ejercer. Las solicitudes se tramitarán dentro de los plazos y etapas que establezca la legislación mexicana aplicable; el plazo colombiano anterior no se presenta como plazo para México.
7. Cookies y medición
ExtractoPro utiliza o integra las siguientes tecnologías:
- Cookies de sesión: Necesarias para mantener su sesión activa y autenticada. Son esenciales para el funcionamiento del Servicio.
- Google Analytics: Puede establecer cookies para medir visitas e interacción con el sitio cuando la analítica está habilitada. Para medir el recorrido desde una oferta hasta el pago, utilizamos un identificador aleatorio de compra que puede acompañar los eventos de analítica y la sesión de pago en Stripe. No contiene su correo, el nombre de su archivo ni datos del extracto.
- Cookie de baja de novedades: Si abre el enlace para darse de baja de un correo de novedades, guardamos durante 15 minutos una cookie técnica que permite confirmar la baja sin que el enlace quede en la dirección de la página.
- Vercel Web Analytics: Recibe métricas agregadas de uso sin emplear cookies para identificar al visitante.
8. Seguridad
Implementamos medidas de seguridad técnicas y organizativas para proteger sus datos, incluyendo:
- Cifrado de todas las comunicaciones mediante HTTPS/TLS
- Contraseñas almacenadas con hash seguro (bcrypt)
- Acceso a la base de datos restringido mediante Row-Level Security
- Claves de API almacenadas de forma segura en el servidor
- Archivos PDF en almacenamiento temporal privado, eliminados automáticamente tras el procesamiento (con monitoreo en caso de fallo)
9. Transferencia internacional de datos
Sus datos pueden ser transferidos y procesados en servidores ubicados fuera de Colombia o México (Estados Unidos y otras jurisdicciones donde operan nuestros proveedores). Aplicamos las salvaguardas y contratos correspondientes al tratamiento realizado por esos proveedores.
10. Menores de edad
El Servicio no está dirigido a menores de 18 años. No recopilamos intencionalmente datos de menores de edad.
11. Modificaciones
Nos reservamos el derecho de actualizar esta política. Cualquier cambio será publicado en esta página con la fecha de última actualización.
12. Contacto
Para consultas relacionadas con la privacidad y el tratamiento de sus datos personales, contáctenos en: soporte@extractopro.com