Cómo importar un extracto bancario a Alegra paso a paso

Alegra tiene un módulo de bancos con import de CSV, y a diferencia de Helisa o ContaPyme — que esperan un archivo plano con las columnas en un orden fijo — Alegra te deja mapear cada columna del archivo a un campo del sistema en la propia pantalla de carga. Eso lo hace más perdonador… hasta que rechaza el archivo apenas detecta una fecha en formato MM/DD o un decimal con punto en lugar de coma. Esta guía cubre la plantilla que pasa la validación a la primera, el flujo para una persona natural que factura por Alegra y el flujo para un contador que lleva varios clientes desde Alegra Contador.

El error que veo repetido al cargar a Alegra es el separador decimal: el Excel guardó 1.234.567,89 como 1234567.89 y Alegra lee el monto como si fueran cifras distintas — o lo redondea, o lo manda a cero. Es un solo ajuste en la configuración regional, pero si no lo ves, te pasas la mañana cuadrando montos que el archivo ya traía bien desde el extracto.

Quién usa Alegra en Colombia y por qué importa para este flujo

Alegra creció en Colombia de la mano de dos públicos que casi nunca aparecen en las guías genéricas:

• Personas naturales obligadas a facturar electrónicamente. El empuje de la DIAN hacia la factura electrónica movió a muchos independientes — ilustradores, consultores, profesionales de servicios — a un sistema que les emitiera la factura sin montar un ERP completo. Esos mismos usuarios también necesitan conciliar su cuenta de ahorros o corriente contra lo que facturaron, y ahí entra la importación del extracto.
• Contadores con cartera de pymes que usan Alegra Contador, la versión pensada para manejar varios clientes desde un solo panel. Si llevas ocho o nueve clientes en Alegra Contador, cargar el extracto de cada uno a mano es la parte que estira el cierre.

(También está Alegra POS para comercios al detal, que mueve el flujo de caja por otro lado; pero para la conciliación de cuentas bancarias el camino es el mismo: archivo estructurado al módulo de bancos.)

Trabajé con una ilustradora freelance en Bogotá que factura por Alegra: emite la factura electrónica al cliente, el cliente le consigna por PSE o le pasa la plata por Nequi, y al final del trimestre necesita que lo que entró a la cuenta cuadre con lo facturado para que su contadora arme la declaración sin sorpresas. El cuello de botella no era facturar — era pasar tres meses de movimientos de la cuenta de ahorros a Alegra. Convertir el PDF y cargarlo bien preparado lo dejó en minutos.

Por qué importar el extracto en vez de digitar a mano

1. Volumen. Un extracto de una empresa pequeña trae entre 80 y 300 movimientos al mes; el de una persona natural que factura, entre 20 y 80. Digitar uno por uno es trabajo repetitivo que escala mal cuando llevas varios clientes en Alegra Contador.
2. Errores de transcripción. Un dígito mal escrito en un valor o un día equivocado en la fecha rompe la conciliación posterior y obliga a buscar la diferencia con lupa.
3. Trazabilidad. Cuando importas desde un archivo, queda evidencia del archivo fuente. Si la DIAN o el cliente piden el soporte del cierre, tienes el PDF del banco y el archivo importado guardados juntos.

Flujo recomendado

1. Descargar el extracto en PDF desde el portal del banco
2. Convertir el PDF a Excel con ExtractoPro
3. Adaptar el Excel al formato que Alegra espera
4. Cargar el archivo en el módulo de bancos de Alegra y mapear las columnas
5. Conciliar los movimientos contra las facturas y pagos registrados

El primer cierre con la plantilla son unos 40 minutos. Del segundo en adelante son unos 12 minutos por cuenta, porque ya solo reemplazas los datos crudos.

Paso 1: Convertir el extracto PDF a Excel

Ve a ExtractoPro, sube el PDF del extracto y descarga el archivo Excel resultante. Obtienes una tabla con las columnas:

Fecha	Descripción	Débito	Crédito	Saldo
02/05/2026	TRSF NEQUI 3043928271 — Pago factura 2026-128		1.800.000	6.240.000
03/05/2026	CONSIG PSE Almacén La Selecta NIT 901234567 — factura 2026-104		920.000	7.160.000
03/05/2026	GMF 4X1000	1.000		7.159.000

ExtractoPro procesa cuentas de ahorros, corrientes y empresariales — que es lo que conciliarás en Alegra. Las billeteras como Nequi y Daviplata generan su propio extracto en PDF y también se procesan; lo que no entra a este flujo son las tarjetas de crédito.

Si nunca lo has hecho, la guía base está en cómo convertir un extracto bancario PDF a Excel. Si trabajas con cuentas de Bancolombia, el PDF viene cifrado con la cédula como contraseña por defecto — ExtractoPro maneja el desbloqueo en el mismo paso.

Paso 2: Adaptar el archivo al formato de Alegra

La pantalla de carga de Alegra te permite asociar cada columna del archivo a un campo del sistema, así que el orden no es lo crítico. Lo crítico es que las fechas, los montos y el encoding estén bien.

Columnas mínimas

• Fecha: usa formato DD/MM/AAAA o AAAA-MM-DD. No mezcles formatos en el mismo archivo, y no dejes que Excel reinterprete una fecha como MM/DD — es el primer motivo de rechazo.
• Descripción / concepto: texto libre, idealmente con la misma redacción del extracto para que la conciliación posterior reconozca el movimiento.
• Monto: dos opciones aceptadas:
  • Una sola columna Monto con signo positivo para ingresos y negativo para egresos.
  • Dos columnas separadas Débito y Crédito.

Algunos archivos también incluyen Referencia (número del comprobante interno del banco) y Saldo. Son útiles para depurar pero no críticos para la conciliación.

Convenciones colombianas que importan

• Separador decimal: coma para los decimales, punto para los miles — 1.234.567,89. Es lo que Alegra Colombia espera. Si tu Excel está configurado en inglés, abre una celda de monto y confirma que 1.234,56 no se haya guardado como 1234.56. Este es el ajuste que más cierre cuesta cuando se pasa por alto.
• Encoding: guarda el CSV como UTF-8. Si lo guardas como ANSI o Windows-1252, las tildes y la ñ aparecen como caracteres raros (Almacn La Selecta, consignaci?n).
• Sin filas en blanco: limpia las filas vacías al final del rango. Algunas pantallas de importación interpretan una fila vacía como fin del archivo; otras la cuentan como fila con error.

Plantilla práctica

Una hoja Excel con dos pestañas resuelve el flujo cada mes:

Plantilla_Alegra.xlsx
├── Hoja 1: Datos crudos (pegados desde ExtractoPro)
└── Hoja 2: Datos formateados para Alegra (con fórmulas que apuntan a la Hoja 1)

Las fórmulas en la Hoja 2 transforman fechas al formato que escogiste, fuerzan la coma decimal y aplican el signo al monto si optaste por la columna única. La próxima vez que toque cargar movimientos solo reemplazas el contenido de la Hoja 1. Si llevas varios clientes en Alegra Contador, conviene una plantilla por cliente: cada uno tiene su propia cuenta y sus propios patrones de recaudo.

Paso 3: Cargar el archivo en el módulo de bancos de Alegra

El flujo conceptual (los nombres exactos de las opciones pueden cambiar entre versiones, así que conviene confirmar en tu cuenta):

1. Entra al módulo de bancos / tesorería desde el menú principal de Alegra.
2. Selecciona la cuenta bancaria a la que vas a cargar los movimientos.
3. Busca la opción para importar movimientos o subir extracto dentro de esa cuenta.
4. Elige el archivo Excel o CSV preparado en el paso anterior.
5. Mapea las columnas del archivo a los campos de Alegra (fecha → fecha, descripción → concepto, monto → monto o débito/crédito). Antes de continuar, revisa que el formato detectado de fecha y de monto sea el correcto en la vista previa.
6. Confirma la importación. Alegra te muestra cuántos movimientos se cargaron y cuántos quedaron pendientes por error.

Si Alegra reporta filas rechazadas, el error casi siempre está en la fecha o el monto. Corrige en la plantilla de origen y vuelve a cargar solo las filas que faltan.

Paso 4: Conciliación bancaria en Alegra

Cargar los movimientos es la mitad del trabajo. La conciliación es lo que cierra el ciclo.

Alegra cruza los movimientos importados del extracto contra:

• Facturas de venta marcadas como pagadas en esa cuenta
• Facturas de compra / gastos pagados desde esa cuenta
• Transferencias entre cuentas propias registradas en el sistema
• Movimientos manuales (ajustes, intereses, comisiones)

El flujo:

1. Abre la conciliación de la cuenta desde el módulo de bancos.
2. Alegra muestra dos listas paralelas: el extracto importado y los movimientos contables registrados.
3. Marca las parejas que coinciden (mismo monto, fecha cercana). Algunas versiones lo proponen automáticamente cuando los datos calzan exactamente — el recaudo PSE de Almacén La Selecta por $920.000 cierra contra la factura 2026-104 emitida hace dos semanas.
4. Registra los movimientos del extracto que no tienen contrapartida:
   • GMF (4x1000): gasto bancario.
   • Comisión por manejo / cuota de manejo: gasto bancario.
   • Intereses bancarios: ingreso financiero.
   • Cuota de préstamo: pasivo financiero.
   • Retención en la fuente aplicada por el banco: anticipo de impuestos.
5. Lo que queda sin conciliar son las diferencias que hay que justificar antes de cerrar el mes — por ejemplo, un cliente que descontó retención en la fuente y consignó menos del valor de la factura.

Si dudas en la clasificación contable de alguno de estos rubros, la guía qué es el GMF (4x1000) y cómo afecta tus extractos bancarios cubre los más frecuentes.

Errores comunes y cómo resolverlos

"Formato de fecha no válido"

Pasa cuando el archivo trae fechas en distintos formatos, o cuando Excel reinterpretó 03/05/2026 como mayo 3 en una celda y como marzo 5 en otra. Solución: forzar el formato de la columna a texto en Excel antes de exportar el CSV, así no se reescribe al guardar.

Montos cargados como cero o desplazados

Es el problema clásico del separador decimal. Si tu Excel guardó 1.800.000,00 como 1800000.00 o como 1.800, Alegra lee otra cifra. Verifica la configuración regional de Excel y exporta el CSV con coma decimal.

Caracteres raros en la descripción

Encoding incorrecto. Vuelve a guardar el archivo como CSV UTF-8 ("Guardar como" → CSV UTF-8 delimitado por comas, en Excel).

Movimientos duplicados después de importar

Suele ocurrir si cargaste dos veces el mismo extracto, o si el rango descargado del banco trae días que ya estaban en el extracto del mes anterior (típico cuando pides un rango con fechas superpuestas). Solución: define una ventana de fechas estricta en el archivo antes de cargar.

"El monto no coincide con el saldo"

Casi siempre es una fila perdida (un movimiento del extracto que no quedó en el archivo) o un signo invertido. Compara el saldo final del extracto contra el saldo final que Alegra calcula tras importar; la diferencia te dice cuánto falta o sobra.

Consejos para que el cierre fluya

1. Procesa todos los bancos el mismo día

Si la empresa o el cliente tiene cuentas en Bancolombia, Davivienda y BBVA, descarga los tres extractos, conviértelos con ExtractoPro y prepara los tres archivos antes de abrir Alegra. Reduce el ir y venir entre pantallas.

2. Mantén un catálogo de descripciones recurrentes

Si cada mes ves PAGO ARRIENDO INMOBILIARIA LA 33 como gasto y TRSF NEQUI 3043928271 — Pago factura de un mismo cliente como ingreso, una hoja con esos patrones acelera la categorización — sobre todo en Alegra Contador, donde cada cliente tiene sus propios recurrentes.

3. Conserva el PDF original junto al Excel

Para soportes ante la DIAN o requerimientos del cliente, lo que pesa es el PDF oficial del banco. Guarda en la carpeta del cierre tanto el PDF como el Excel preparado y, si quieres, el log de importación de Alegra.

4. Si llevas varios clientes, revisa los planes

ExtractoPro tiene plan gratuito: 1 conversión diaria sin registrarte y 5 diarias para usuarios registrados. Si haces cierre simultáneo de varias pymes en Alegra Contador, mira los planes de ExtractoPro para no quedarte corto a mitad de mes.

Otros software contables compatibles con este flujo

El mismo procedimiento (PDF → Excel → carga en el módulo de bancos → conciliación) aplica para los otros sistemas usados en Colombia. Si llevas varios clientes y cada uno tiene un software distinto, te pueden servir las guías hermanas:

• Cómo importar un extracto bancario a Siigo
• Cómo importar un extracto bancario a World Office
• Cómo importar un extracto bancario a Helisa
• Cómo importar un extracto bancario a ContaPyme

Con la plantilla de dos pestañas armada y la configuración regional de Excel verificada, importar el extracto a Alegra deja de pelear contigo: pegas los datos crudos, las fórmulas los dejan en el formato que pasa la validación, mapeas las columnas una vez y concilias. Un contador en Medellín con 9 clientes en Alegra Contador procesa unos 20 extractos al mes; con las plantillas armadas, el cierre de bancos pasó de dos días a media mañana. Y para la ilustradora freelance de Bogotá, los tres meses de movimientos que antes era una tarde, ahora son la espera de la conversión más el mapeo. El siguiente cierre se gana o se pierde en la calidad del archivo que le entregas a Alegra, no en la pantalla de Alegra.

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